Dopo l’entrata in vigore del D.Lgs. 101/2018, norma di armonizzazione del Codice Privacy con il Regolamento Europeo, il Garante – atteso un periodo di assestamento – ha dato il via alle tanto temute ispezioni, pubblicando i propri programmi ispettivi semestrali.

Quest’ultimo ha pertanto disposto, solo per il secondo semestre 2019, ben 100 controlli da effettuarsi a partire dai settori di particolare visibilità e/o da quelli che trattano un elevano numero di dati. Tra gli altri, società di marketing, e-commerce, di profilazione (anche mediante l’uso di carte fedeltà e newsletter), del settore sanitario privato e del food delivery.

Detti interventi, svolti principalmente dalla Guardia di Finanza, non sempre sono annunciati da una preventiva comunicazione a cui poi segue l’accesso, ma spesso vengono realizzati a sorpresa o nel corso di diversi accertamenti in cui la Guardia di Finanza è già impegnata.

Considerato che l’attività ispettiva può scaturire anche a seguito di denunce afferenti alla illegittimità del trattamento dei dati personali, significativo è il dato rilevato dal Garante a cui, sino al 30 giugno 2019, sono pervenuti oltre 9800 reclami e segnalazioni.

Al fine di poter superare l’accesso ispettivo senza l’applicazione di sanzioni – che si ricorda possono raggiungere sino al 4% del fatturato annuo dell’esercizio precedente – è richiesta preparazione e predisposizione di documentazione a supporto di un sistema in linea con i principi di accountability e compliance, ovvero che evidenzi la costante e continua responsabilizzazione dell’impresa e la sua conformità nei riguardi della tutela dei dati personali, sia relativi ai dipendenti che a tutti i terzi, sviluppata secondo un modello di privacy by design.

Per fare ciò, è necessario comprendere come trattare -ossia acquisire, conservare e cancellare- la documentazione detenuta dall’azienda, predisporre strumenti di ausilio quali privacy policies aziendali, disporre delle informative sottoscritte con i consensi, effettuare la verifica e il controllo dei dati personali trattati oltreché la valutazione di misure di sicurezza volte a preservare la riservatezza dei dati personali.

Ogni azienda è pertanto tenuta non a utilizzare documenti pre-confezionati o moduli standard, bensì è chiamata ad effettuare un’analisi costante della propria personale realtà secondo i criteri di adeguamento previsti dalla normativa europea, mirati alla consapevole tutela della riservatezza dei dati personali secondo i principi di liceità, trasparenza e adeguatezza.

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