Il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore, né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi. Un simile trattamento di dati personali, oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati, è idoneo a realizzare un’illecita attività di controllo del lavoratore.

Questo è quanto ha stabilito l’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali, intervenuta a seguito del reclamo presentato da un agente di commercio.

L’Autorità ha così accertato che la società, nel corso del rapporto di collaborazione, attraverso un software, aveva effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti, che i log di accesso alla e-mail e al gestionale aziendale; le informazioni raccolte erano poi state utilizzate dalla società durante un contenzioso.

Nel corso delle indagini, era stata inoltre appurata l’inidoneità e la carenza dell’informativa resa ai lavoratori. Il documento prevedeva, infatti, la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare, tra l’altro, l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione.

In particolare, il Garante ha affermato che la conservazione delle e-mail – effettuata per un considerevole periodo di tempo (circa tre anni successivamente alla cessazione del rapporto) – e la sistematica archiviazione dei log di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori, non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati, risultando non proporzionate e necessarie al conseguimento delle finalità dichiarate dalla Società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale e configurandosi, quindi, come una forma di controllo vietata dallo Statuto dei Lavoratori.

Oltre alla sanzione dell’importo di 80.000,00 euro, l’Autorità ha disposto il divieto di ulteriore trattamento dei dati attraverso il software utilizzato per il backup della posta elettronica.